Externe referenties toevoegen

Externe referenties koppelen uw releases in Mica aan externe financiële en rapportagesystemen zoals Xero, SAP of Exact Online. Wanneer u een externe referentie aan een release toevoegt, neemt Mica deze automatisch mee bij het exporteren van facturen. Zo kan uw boekhoudsysteem de inkomsten per film bijhouden zonder handmatige gegevensinvoer.

Waar vind ik externe referenties?

Externe referenties bevinden zich op releaseniveau, in het dialoogvenster 'Release bewerken'. Om ze te openen:

Ga naar Producties en klik op de gewenste productie.
Scrol naar het gedeelte 'Releases' op de pagina met productdetails.
Klik op het bewerkingspictogram naast het persbericht.
Scrol in het dialoogvenster 'Release bewerken' naar beneden naar het gedeelte 'Referenties'.

In het gedeelte 'Referenties' van het dialoogvenster 'Release bewerken' wordt een tabel weergegeven met de kolommen 'Versie', 'Type' en 'ID', met een verwijzing naar MaccsBox en een knop 'Toevoegen'.

In het gedeelte Referenties wordt een tabel weergegeven met alle referenties voor die release, met kolommen voor Versie, Type (de aanbieder) en ID.

Externe referenties worden per release ingesteld, niet per productie of versie. Als u dezelfde film in meerdere gebieden distribueert, kan elke release in elk gebied een eigen referentie hebben.

Een referentie toevoegen

Klik op + Toevoegen in het gedeelte Referenties om het dialoogvenster Referentie toevoegen te openen.

Voeg een referentiedialoogvenster toe met de releasenaam (alleen-lezen), een keuzelijst voor de provider en een ID-veld.

Referentievelden

Release — Vooraf ingevuld met de huidige releasenaam (alleen-lezen)
Aanbieder — Selecteer het externe systeem uit het keuzemenu (bijv. Xero, SAP, MaccsBox)
ID — Voer de referentiecode in waarmee deze release in het externe systeem wordt geïdentificeerd (bijvoorbeeld een trackingcategorienaam, projectcode of accountreferentie).

Klik op 'Toevoegen' om de referentie op te slaan. Deze verschijnt direct in de tabel 'Referenties'. U kunt meerdere referenties voor verschillende aanbieders in dezelfde release toevoegen, bijvoorbeeld een Xero-trackingcode voor de boekhouding en een Rentrak-ID voor de rapportage van de kaartverkoop.

Klik op Opslaan in het dialoogvenster Release bewerken om uw wijzigingen te bevestigen.

Voeg externe referenties toe wanneer u een release aanmaakt, vóórdat u facturen genereert. Dit zorgt ervoor dat alle facturen vanaf het begin de juiste referentie bevatten.

Ondersteunde aanbieders

In het keuzemenu 'Provider' worden alle externe systemen weergegeven die voor uw organisatie zijn geconfigureerd. Veelvoorkomende providers zijn onder andere:

Categorie	Aanbieders
Boekhouding / ERP	Xero, Exact Globe, Exact Online, SAP, Sage, AccountView, Navision, Netvisor, Workday
Filmindustrie	MaccsBox, Cinedi, FilmCentral, Rentrak, FTID
Algemeen	Algemene financiën ref

De aanbieders die in uw keuzemenu worden weergegeven, zijn afhankelijk van de configuratie van uw organisatie. Als u een aanbieder nodig hebt die niet in de lijst staat, neem dan contact op met uw Mica-beheerder.

Referenties beheren

Om een bestaande referentie te bewerken, klikt u op het bewerkingspictogram ernaast in de tabel Referenties in het dialoogvenster Release bewerken. U kunt de provider of ID bijwerken en vervolgens op Opslaan klikken.

Om een verwijzing te verwijderen, klikt u op het bewerkingspictogram en verwijdert u de vermelding.

Het wijzigen of verwijderen van een referentie heeft geen invloed op eerder geëxporteerde facturen. Alleen facturen die na de wijziging worden geëxporteerd, gebruiken de nieuwe referentie. Als u reeds geëxporteerde facturen wilt corrigeren, kunt u deze rechtstreeks in uw externe systeem bijwerken.

Referenties en factuurexport

Wanneer u facturen vanuit Mica exporteert, neemt het systeem automatisch alle externe referenties mee die aan de release zijn gekoppeld. De referentie verschijnt als een volgcategorie, projectcode of aangepast veld in uw boekhoudsysteem, afhankelijk van de leverancier.

Dit betekent dat de inkomsten van elke release correct worden gecategoriseerd in uw boekhoudsoftware zonder handmatige invoer, waardoor het eenvoudig is om de prestaties per film te volgen en Mica-facturen af te stemmen met uw financiële gegevens.

Probleemoplossing

Probleem	Oplossing
Het keuzemenu voor de provider is leeg.	Er zijn geen externe integraties geconfigureerd voor uw organisatie. Neem contact op met uw Mica-beheerder om de benodigde providers in te stellen.
Factuur is geëxporteerd, maar de referentie verschijnt niet in het externe systeem.	Controleer of de referentie-ID in Mica exact overeenkomt met wat uw externe systeem verwacht (controleer spelling, hoofdletters en spaties). Werk de referentie bij en exporteer de factuur indien nodig opnieuw.
Een referentie is gewijzigd, maar oude facturen tonen nog steeds de vorige referentie.	Referentiewijzigingen gelden alleen voor toekomstige exporten. Eerder geëxporteerde facturen behouden hun oorspronkelijke referentie. Werk deze rechtstreeks bij in uw externe systeem.
Ik kan het gedeelte 'Referenties' niet vinden.	Open het dialoogvenster 'Release bewerken' en scroll naar beneden. 'Referenties' bevindt zich onder het gedeelte 'Verzending'. Zorg ervoor dat u een release bewerkt (en niet een productie- of versieversie).

Gerelateerde artikelen

If you need assistance with any aspect of Mica, we're here to help:

Contact your Mica system administrator for organisation-specific questions or access issues

Reach out to the Mica support team at support.mica@maccs.com