Een factuur maken

Facturen in Mica berekenen de huurkosten voor films aan bioscoopzalen op basis van de opbrengst aan de kassa. U kunt individuele facturen aanmaken vanuit de detailpagina van een boeking, of meerdere speelweken tegelijk verwerken met behulp van bulkfacturering. Deze handleiding beschrijft beide methoden, inclusief factuurberekeningen, de levenscyclus van de status en best practices voor een wekelijkse factureringsworkflow.

Inhoudsopgave

1. Voordat je begint
2. Methode 1: Factuur op basis van boekingsgegevens
3. Methode 2: Factuuraanmaak in bulk
4. Factuurberekeningen begrijpen
5. Levenscyclus van de factuurstatus
6. Beste praktijken
7. Probleemoplossing

Voordat je begint

Voordat u facturen opstelt, moet u ervoor zorgen dat u over het volgende beschikt:

• Bevestigde boeking bij Playweeks — de boeking moet de status 'Bevestigd' hebben, niet 'Verwacht'.
• Ingevoerde kassacijfers — ofwel Flash-cijfers ofwel BOR/EBOR-cijfers voor de betreffende speelweken.
• De status van de speelweek is ingesteld op "Retouren ontvangen" — dit betekent dat de werkelijke of EBOR-cijfers voor alle speeldagen zijn verzameld. Factureer alleen wanneer de speelweek deze status heeft.
• Toegewezen betaler — aan de boeking moet een betaler zijn gekoppeld om de factuur te kunnen ontvangen.

Methode 1: Factuur op basis van boekingsgegevens

Gebruik deze methode bij het werken met één enkele boeking.

Ga naar de boekingspagina

Je kunt je boekingsgegevens op een van de volgende manieren bekijken:

• Dashboard — klik op een boeking in het gedeelte 'Actieve boekingen'.
• Reserveringen → Reserveringen — dubbelklik op een reservering in de lijst
• Boekingen → Speelweken — dubbelklik op een rij met speelweken

Vind factureerbare speelweken

Scroll naar beneden naar het gedeelte 'Voorwaarden' onderaan de pagina met boekingsdetails. Elke speelweek toont de status en een kolom 'Factuur'.

• ✅ Klaar om te factureren — de status geeft 'Retourzendingen binnen' (geel) of 'Gedeeltelijke retourzendingen' (oranje) weer en er verschijnt een knop 'Factuur aanmaken ' in de kolom 'Factuur'.
• ❌ Reeds gefactureerd — de status toont "Gefactureerd" (blauw) met een documentpictogram.
• ❌ Nog niet klaar — de status geeft "Bevestigd" (groen) aan, wat betekent dat er nog geen gegevens over de kaartverkoop zijn ingevoerd.

Maak de factuur aan

1. Klik op de knop 'Maken ' voor de speelweek waarvoor u een factuur wilt genereren.
2. Het venster 'Factuur aanmaken' wordt geopend met een samenvatting van de periode, de kaartverkoopcijfers en de huurberekening.
3. Bekijk de specificatie: Bruto bioscoopopbrengst → BTW-aftrek → Netto bioscoopopbrengst → Filmverhuur → Burns-aftrek → Subtotaal → BTW → Totaal
4. Voeg optioneel opmerkingen toe voor notities of bijzondere omstandigheden - deze worden opgenomen in het factuur-pdf-bestand.
5. Controleer het veld 'Betaler' — u kunt dit indien nodig wijzigen met behulp van het keuzemenu of de '+' knop om een ​​nieuwe betaler toe te voegen.
6. Kies je actie:
   • Voorbeeldweergave — bekijk een PDF-voorbeeld voordat u de wijzigingen opslaat.
   • Aanmaken — genereer en bewaar de factuur (deze kan later worden verzonden via Facturen → Bekijken)
   • Aanmaken en verzenden — genereer de factuur en e-mail deze direct naar de betaler.

Controleer of de factuur is aangemaakt.

Na het aanmaken van de factuur:

• De status van de speelweek verandert naar "Gefactureerd" (blauw).
• In de kolom 'Factuur' wordt een documentpictogram weergegeven in plaats van de knop 'Aanmaken'.
• De factuur verschijnt onder Facturen → Bladeren

Methode 2: Factuuraanmaak in bulk

Gebruik deze methode om meerdere speelweken tegelijk te verwerken, bijvoorbeeld om op maandagochtend de facturen voor alle retouren van een hele week te versturen.

Filteren op factureerbare speelweken

1. Ga naar Boekingen → Speelweken
2. Stel uw filters in:
   • Datumbereik — gebruik de datumkiezer of de weeknavigatiepijlen.
   • Status — filter op "Retourzendingen binnen" om alleen factureerbare speelweken weer te geven.
   • Betaling — ingesteld op "Open" om reeds gefactureerde speelweken uit te sluiten.
   • Optioneel kunt u filteren op productie, locatie of betaler.
3. Klik op Zoeken

Selecteer en creëer

1. Selecteer speelweken met behulp van de selectievakjes: vink individuele rijen aan of gebruik het selectievakje in de koptekst om alles te selecteren.
2. Klik op Factuur aanmaken in het gedeelte 'Bulkupdates'.
3. Bekijk het overzicht van de bulkfactuur
4. Klik op 'Maken' om alle facturen in één keer te genereren.

Factuurberekeningen begrijpen

Mica berekent de factuurbedragen op basis van de huurvoorwaarden die bij de boeking zijn vastgelegd. De belangrijkste onderdelen zijn:

Verhuurmethoden

Kassacijfers

• Bruto — totale opbrengst uit kaartverkoop
• Netto — Bruto minus de door de locatie toegepaste omzetbelasting en andere aftrekposten. Dit vormt de basis voor de huurberekening.

Minimumgarantie

Als er een minimumgarantie (MG) is ingesteld voor de boeking, vergelijkt Mica de berekende huurprijs met de MG en factureert het hoogste bedrag. De MG kan van toepassing zijn op de volledige boekingsperiode, alleen op de eerste week, of op elke week afzonderlijk, afhankelijk van hoe deze is geconfigureerd bij het aanmaken van de boeking.

Levenscyclus van de factuurstatus

Facturen doorlopen de volgende statussen:

1. Aangemaakt — factuur gegenereerd en opgeslagen, zichtbaar in Facturen → Bladeren
2. Verzonden — factuur per e-mail naar de betaler verzonden (via "Aanmaken en verzenden" of handmatig vanuit de lijst met beschikbare facturen).
3. Geëxporteerd — factuurgegevens geëxporteerd naar een boekhoudsysteem.
4. Betaald — betaling ontvangen en verrekend met de factuur

Een factuur crediteren

Als een factuur fouten bevat — een verkeerd huurpercentage, een ontbrekende MG, onjuiste cijfers — kunt u deze crediteren. Ga naar de factuur in Facturen → Bladeren , open deze en klik op de knop Crediteren . De creditering wordt automatisch naar de betaler verzonden, de speelweek wordt opnieuw geopend voor bewerking en u kunt vervolgens een gecorrigeerde factuur aanmaken.

Beste praktijken

Wekelijkse factureringsworkflow

1. Filter elke maandag (of een andere door u gekozen dag) de speelweken van de voorgaande week in Boekingen → Speelweken.
2. Controleer of alle kassa-opbrengsten compleet zijn.
3. Wijzig de speelweken van "Gedeeltelijke terugkeer" naar "Terugkeer in" wanneer er geen verdere cijfers worden verwacht.
4. Gebruik de functie voor het批量 aanmaken van facturen om ze allemaal tegelijk te verwerken.
5. Verzend facturen naar betalers via 'Aanmaken en verzenden', of verzend ze in bulk vanuit Facturen → Bladeren

Kwaliteitscontroles

• Bekijk een voorbeeld van de facturen voordat u ze aanmaakt, vooral bij boekingen met een hoge waarde.
• Controleer of de huurpercentages overeenkomen met de overeengekomen voorwaarden.
• Controleer of de betaler correct is voordat u het pakket verzendt.
• Gebruik het veld Opmerkingen om eventuele bijzondere omstandigheden of aanpassingen te documenteren.

Probleemoplossing

Gerelateerde artikelen

• Een boeking maken
• Speelweekstatussen - Snel naslagwerk
• Een betaler creëren