Samenwerken met locatiegroepen

Met locatiegroepen kunt u locaties in logische collecties organiseren, bijvoorbeeld op basis van bioscoopketen, boekingsgroep of geografische regio. Groepen worden in Mica gebruikt om boekingen te filteren, standaardvoorwaarden op meerdere locaties tegelijk toe te passen en contactpersonen te beheren die boekingen voor een hele keten afhandelen.

Inhoudsopgave

1. Waar vind je locatiegroepen?
2. Groepstypen
3. Een groep aanmaken
4. Het beheren van locaties binnen een groep
5. Contacten verbinden
6. Standaardvoorwaarden instellen
7. Het inzetten van groepen in de praktijk
8. Probleemoplossing

Waar vind je locatiegroepen?

Ga in het bovenste menu naar Klanten → Locatiegroepen . Op de pagina Locatiegroepen worden alle bestaande groepen met hun naam en type weergegeven.

Gebruik de zoekbalk om een ​​specifieke groep te vinden, of klik op + Toevoegen om een ​​nieuwe groep aan te maken. Klik op een groep om de detailpagina ervan te openen.

Groepstypen

Bij het aanmaken van een groep selecteer je een type dat het doel ervan beschrijft:

Een groep aanmaken

1. Ga naar Klanten → Locatiegroepen
2. Klik op + Toevoegen
3. Voer een naam in — gebruik duidelijke, beschrijvende namen (bijvoorbeeld "Kinepolis Nederland" in plaats van "KIN-NL").
4. Selecteer het type in het keuzemenu.
5. Selecteer het land
6. Klik op Opslaan

Na het opslaan kom je op de detailpagina van de groep terecht, waar je locaties en contactpersonen kunt koppelen.

Het beheren van locaties binnen een groep

Locaties toevoegen

1. Open de pagina met groepsdetails.
2. Klik op Verbinden in het gedeelte Locaties.
3. Het dialoogvenster 'Locatie(s) selecteren' wordt geopend. Zoek naar locatienamen of blader door de lijst.
4. Selecteer een of meer locaties
5. Klik op OK om ze aan de groep toe te voegen.

De lijst met locaties op de detailpagina van de groep toont voor elke locatie de naam, het adres, de plaats, de provincie/staat en het telefoonnummer. U kunt deze lijst exporteren als xlsx, csv of pdf.

Locaties verwijderen

1. Vink op de detailpagina van de groep het selectievakje aan naast de locatie(s) die u wilt verwijderen.
2. Klik op Verbinding verbreken
3. De locaties worden uit de groep verwijderd, maar blijven wel in het systeem.

Contacten verbinden

Door een contactpersoon aan een locatiegroep te koppelen, ontstaat een filterrelatie. Wanneer je vervolgens elders in Mica filtert op die contactpersoon (bijvoorbeeld in Boekingen → Bladeren), worden alle locaties in de groep in de resultaten opgenomen. Dit is handig om een ​​boeker of koper te koppelen aan zijn of haar netwerk.

1. Klik op de detailpagina van de groep op Verbinden in het gedeelte Contactpersonen.
2. Zoek naar een bestaand contact of klik op + om een ​​nieuw contact aan te maken.
3. Selecteer het contact en klik op OK.

Standaardvoorwaarden instellen

Je kunt standaard huurvoorwaarden instellen voor een hele groep locaties, net zoals je dat voor individuele locaties kunt doen. Wanneer je een boeking maakt voor een locatie in de groep, past Mica deze standaardvoorwaarden automatisch toe. Dit bespaart tijd en zorgt voor consistentie binnen de hele groep.

1. Open de pagina met groepsdetails.
2. Klik op Standaardtermen (of Bewerken als er al termen bestaan).
3. Configureer de voorwaarden: huurtype (kassa, entree of vast bedrag), percentage, MG en dekking
4. U kunt eventueel een sjabloon selecteren om de velden vooraf in te vullen.
5. Klik op Opslaan

Het inzetten van groepen in de praktijk

Het boeken van een complete route

Bij het aanmaken van een boeking kunt u in de stap 'Locatie' van de boekingswizard een locatiegroep selecteren. Alle locaties in de groep worden in één keer toegevoegd; vink de locaties die u niet nodig hebt uit. Dit is veel sneller dan het afzonderlijk toevoegen van locaties.

Filteren op circuit of boekingsadres

Locatiegroepen verschijnen als filteropties in Mica:

• Reserveringen → Bladeren — filter op locatiegroep om alle reserveringen voor een circuit te bekijken.
• Boekingen → Speelweken — filter speelweken op locatiegroep voor批量facturering
• Klanten → Locaties — filter de lijst met locaties op groepslidmaatschap
• Facturen → Bladeren — filter facturen op locaties in een specifieke groep

Een contactpersoon koppelen voor snelle filtering

Als een boekingsmedewerker (bijvoorbeeld Sarah van Pathé) alle boekingen voor een circuit afhandelt, voeg haar dan toe als contactpersoon in de locatiegroep. Wanneer je vervolgens filtert op contactpersoon "Sarah" in Boekingen → Bladeren, zie je alle boekingen voor de locaties van haar circuit.

Probleemoplossing

Gerelateerde artikelen

• Een boeking maken
• Werken met Term-sjablonen
• Een betaler creëren