Inzicht in boekingsstatussen

Mica gebruikt een tweeledig statussysteem om boekingen te volgen, van aanmaak tot betaling. Sommige statussen gelden voor de boeking als geheel, terwijl andere van toepassing zijn op individuele speelweken binnen die boeking. Inzicht in hoe deze niveaus op elkaar inwerken – en wanneer statussen automatisch veranderen – helpt u bij het efficiënt beheren van facturering, verzending en MaccsBox-integratie.

Inhoudsopgave

1. Status op boekingsniveau versus status op speelweekniveau
2. Statusovergangen
3. MaccsBox en de impact van verzending
4. Factureringsregels op basis van status
5. Statussen in bulk wijzigen
6. Beste praktijken
7. Probleemoplossing

Status op boekingsniveau versus status op speelweekniveau

De status op boekingsniveau is van toepassing op de gehele boeking en alle bijbehorende speelweken:

• Verwacht — boeking aangemaakt maar nog niet actief
• Bevestigd — de boeking is geopend (geldt ook voor de speelweek).
• Geannuleerd — de boeking gaat niet door.

De status per speelweek wordt elke week onafhankelijk bijgehouden naarmate de bioscoopcijfers binnenkomen:

• Bevestigd → Gedeeltelijke retouren → Retouren ontvangen → Gefactureerd

Een enkele boeking kan speelweken in verschillende stadia hebben. Een boeking van drie weken kan bijvoorbeeld de volgende status hebben: Week 1 gefactureerd , Week 2 geretourneerd en Week 3 nog bevestigd .

Er bestaat nog een extra status voor speelweken voor speciale gevallen: 'Geen factuur' sluit een speelweek af zonder facturering (gebruikt voor persvoorstellingen, benefietevenementen of promotionele boekingen waarbij geen huur in rekening wordt gebracht).

Statusovergangen

Sommige statuswijzigingen vinden automatisch plaats wanneer Mica gegevens ontvangt; andere vereisen handmatige actie.

Automatische overgangen

• Bevestigd → Gedeeltelijke terugbetalingen — wanneer de BOR-cijfers binnenkomen voor sommige (maar niet alle) speeldagen
• Bevestigd → Terugkeer in — wanneer de BOR-cijfers voor alle speeldagen tegelijk binnenkomen
• Gedeeltelijke terugbetalingen → Terugbetalingen — wanneer de resterende BOR-cijfers binnenkomen
• Retourzendingen → Gefactureerd — wanneer je een factuur aanmaakt voor de speelweek

Handmatige overgangen

• Verwacht → Bevestigd — wanneer je klaar bent om de boeking te activeren.
• Elke status → Geannuleerd — wanneer de boeking wordt afgezegd
• Retourneren → Geen factuur — wanneer er geen huur van toepassing is (persvoorstellingen, liefdadigheidsevenementen)

MaccsBox en de impact van verzending

De status van een boeking bepaalt of deze zichtbaar is voor de exposant en of de contentlevering van start gaat.

De belangrijkste overgang is Verwacht → Bevestigd . Dit is het moment waarop de boeking zichtbaar wordt voor de exposant in MaccsBox en DCP/KDM-leveringsverzoeken automatisch naar uw geconfigureerde leveranciers worden verzonden. Totdat u een boeking bevestigt, wordt er niets extern verzonden.

Factureringsregels op basis van status

Het bewerken van vergrendelde speelweken

Zodra een speelweek is gefactureerd , is deze vergrendeld — u kunt de bedragen, voorwaarden of datums niet meer wijzigen. Om correcties aan te brengen, moet u eerst de factuur crediteren. Hierdoor wordt de speelweek teruggezet naar de status 'Retourzendingen' , waar u deze kunt bewerken en opnieuw kunt factureren.

Statussen in bulk wijzigen

Zowel de pagina's 'Boekingen' als 'Speelweken' hebben knoppen in de werkbalk waarmee je de status in bulk kunt wijzigen. Selecteer de rijen die je wilt bijwerken en gebruik vervolgens de statusknoppen.

Op de boekingspagina biedt de werkbalk de volgende opties:

• Bevestigen — wijzigt 'Verwachte boekingen' naar 'Bevestigd' (verstuurt DCP/KDM-verzoeken en exporteert naar MaccsBox)
• Annuleren — annuleert geselecteerde boekingen

Op de Playweeks- pagina biedt de werkbalk meer opties:

• Bevestigen , Retourzendingen binnen , Geannuleerd , Geen factuur — voor statuswijzigingen
• Factuur aanmaken — factureer meerdere retouren in speelweken tegelijk (zie Hoe een factuur aan te maken )
• Voorwaarden — bulkupdate van de voorwaarden voor geselecteerde speelweken

Elke knop toont een telling van het aantal geselecteerde items dat in aanmerking komt voor die actie. Alleen geldige overgangen zijn beschikbaar.

Beste praktijken

• Houd de boekingen zoals verwacht tijdens de onderhandelingen. Bevestig ze pas definitief wanneer de deal rond is. Dit voorkomt voortijdige levering van content en verwarring bij de exposanten.
• Bevestig dit minimaal 3-5 dagen voor aanvang van het spel. Dit geeft de DCP/KDM-leveranciers voldoende tijd om de leveringsverzoeken te verwerken.
• Wacht tot de retouren binnen zijn voordat u factureert. Gedeeltelijke retouren betekenen dat er nog gegevens van de boekhouding ontbreken. Te vroeg factureren zorgt voor extra werk als u crediteringen moet verwerken en opnieuw moet factureren.
• Bekijk de verschillen tussen Flash en BOR. Wanneer een speelweek de retourtermijn bereikt, vergelijk dan de totalen van Flash en BOR. Onderzoek afwijkingen van meer dan 10% voordat u factureert.
• Annuleren in plaats van verwijderen. Annuleren zorgt ervoor dat de registratie behouden blijft en de boeking correct verloopt in MaccsBox. Verwijderen zorgt ervoor dat die geschiedenis verloren gaat.

Wekelijkse statusbeoordeling

1. Bekijk de verwachte boekingen vanaf deze week en bevestig welke boekingen al klaarstaan.
2. Bekijk de bevestigde boekingen die vorige week zijn afgerond — BOR zou binnenkort moeten arriveren.
3. Volg de gedeeltelijke retouren op: neem contact op met exposanten over de ontbrekende cijfers.
4. Factureer alle retouren tijdens speelweken.
5. Controleer op verzendfouten — los eventuele rode meldingen onmiddellijk op.

Probleemoplossing

Gerelateerde artikelen

• Playweek-statussen - Snel naslagwerk — kleurgecodeerde statusdefinities en levenscyclusoverzicht
• Een boeking aanmaken — de beginstatus instellen bij het aanmaken van boekingen
• Een factuur aanmaken — factureren vanuit retouren en批量facturering
• Hoe om te gaan met doorlopende boekingen — het verlengen van boekingen naar extra speelweken