Betalerstatus

Elke betaler in Mica heeft een status die de betalingsbetrouwbaarheid aangeeft. De betalerstatus helpt uw ​​team bij het nemen van weloverwogen beslissingen over boekingen en verzendingen – risicovolle betalers worden gemarkeerd voordat nieuwe verplichtingen worden aangegaan en, optioneel, KDM-leveringen worden tegengehouden totdat betalingsproblemen zijn opgelost.

Inhoudsopgave

1. De vier betalingsstatussen
2. Waar de betalingsstatus wordt weergegeven
3. De status van een betaler wijzigen
4. Effecten op boekingen en verkopen
5. KDM's die in afwachting van vrijgave zijn
6. Het vrijgeven van vastgehouden KDM's

De vier betalingsstatussen

Mica gebruikt vier statussen om betalers te classificeren op basis van betalingsrisico. Elke status heeft een kleurcode en is zichtbaar in het hele systeem.

Waar de betalingsstatus wordt weergegeven

De betalingsstatus is op verschillende plaatsen in Mica zichtbaar, zodat uw team altijd over de juiste context voor betalingsrisico's beschikt:

• Lijst met betalers — In de kolom Status onder Klanten → Betalers wordt voor elke betaler een kleurgecodeerd pictogram weergegeven.
• Pagina met details van de betaler — Het statuspictogram verschijnt naast de naam van de betaler bovenaan de pagina.
• Boeking aanmaken — Er wordt een waarschuwing weergegeven bij het aanmaken van een boeking voor een betaler die onder toezicht staat of in de wacht staat.
• Pagina 'Reserveringen' — Optionele kolommen 'Betaler' en 'Betalersstatus' kunnen worden ingeschakeld via 'Kolommen' op 'Boekingen' → 'Reserveringen'.
• Op de pagina 'Abonnementen ' is de betalingsstatus beschikbaar als filter en optionele kolom op 'Verkoop' → 'Abonnementen' . U kunt filteren op status bij het bevestigen van boekingen of het bestellen van verzendingen om uw eigen bedrijfsregels toe te passen voor betalers met de status 'In behandeling' of 'In wacht'. De betalingsstatus wordt ook opgenomen in exportbestanden van abonnementen.
• Pagina Verzendingen — In de kolom 'In afwachting' wordt een hangslotpictogram weergegeven voor bestellingen die in afwachting van vrijgave zijn. Gebruik de knop 'Vrijgeven' in de actiebalk om geselecteerde bestellingen die in afwachting zijn van vrijgave vrij te geven.

De status van een betaler wijzigen

U kunt de status van een betaler instellen bij het aanmaken van een nieuwe betaler, of deze op elk gewenst moment wijzigen via de detailpagina van de betaler.

Bij het aanmaken van een betaler

1. Ga naar Klanten → Betalers
2. Klik op + Betaler toevoegen
3. Selecteer in het veld 'Betalersstatus' de juiste status; 'Goed' is standaard geselecteerd.
4. Vul de resterende velden in en klik op Opslaan.

Bij het bewerken van een bestaande betaler

1. Ga naar Klanten → Betalers en klik op de naam van de betaler.
2. Klik op Bewerken in het gedeelte Details.
3. Klik in het veld 'Betalersstatus' op de gewenste status.
4. Klik op Opslaan

Effecten op boekingen en verkopen

De status van de betaler bepaalt wat er gebeurt wanneer uw team boekingen aanmaakt of beheert.

KDM's die in afwachting van vrijgave zijn

De optie 'Vasthouden voor vrijgave' voorkomt dat KDM-bestellingen worden afgeleverd bij locaties met een betaler die in de wacht staat . Wanneer deze optie is ingeschakeld, worden KDM-bestellingen wel bij de leverancier geplaatst, maar met een wachtvlag die de leverancier instrueert de sleutels pas te leveren nadat de wachtstand is opgeheven. Deze functie is alleen beschikbaar bij ondersteunde KDM-leveranciers. Neem contact op met uw Mica-beheerder om te controleren of uw leverancier deze functie ondersteunt.

Hoe het werkt

1. Een beheerder kan de functie 'vasthouden voor vrijgave' inschakelen voor uw distributeursaccount (dit is een instelling op accountniveau; neem contact op met uw Mica-beheerder als u deze functie wilt inschakelen).
2. Wanneer een verzendorder wordt aangemaakt voor een locatie waarvan de betaler in de wacht staat, wordt de KDM-order bij de leverancier geplaatst met de status "in afwachting van vrijgave".
3. Op de pagina 'Verzendingen' wordt in de kolom 'In behandeling' een hangslotpictogram weergegeven, wat aangeeft dat de bestelling in behandeling is.
4. De sleutels blijven in bewaring totdat de status van de betaler verbetert of een gebruiker ze handmatig vrijgeeft.

Bij het aanmaken van een reservering voor een locatie met een betaler in de wachtstand en de optie 'vasthouden voor vrijgave' is ingeschakeld, verschijnt er tijdens het boekingsproces een waarschuwing dat KDM-bestellingen in de wacht worden gezet.

Het vrijgeven van vastgehouden KDM's

Er zijn twee manieren om KDM-orders die in de wacht staan ​​vrij te geven.

Automatische ontgrendeling

Wanneer de status van een betaler verandert van 'In wacht' naar 'Onder toezicht' of 'Goed' , worden alle KDM-orders voor die betaler die niet in het verleden zijn geplaatst, automatisch vrijgegeven. Een bevestigingsvenster toont het aantal orders dat wordt vrijgegeven voordat de statuswijziging wordt doorgevoerd.

Handmatige release

Gebruikers kunnen individuele geblokkeerde orders vrijgeven zonder de algehele status van de betaler te wijzigen:

• Ga naar de pagina 'Verzendingen' — selecteer een of meer vastgehouden bestellingen en klik op de knop 'Vrijgeven' in de actiebalk.
• Ga naar de pagina Boekingsdetails — Selecteer een of meer geblokkeerde bestellingen binnen een specifieke boeking en geef ze vrij.

Handmatig vrijgegeven orders worden voorzien van een tijdstempel met de naam van de gebruiker die ze heeft vrijgegeven. Het vrijgeven van een order verandert de status van de betaler niet; alleen de geselecteerde orders worden beïnvloed.

Gerelateerde artikelen

• Een betaler creëren
• Een boeking maken
• Referentie voor verzendstatussen